PENGADILAN TATA USAHA NEGARA BANDA ACEH

Perkuat Standar Operasional Demi Kepastian Layanan Pengadilan

Oleh: Muhammad Zuchri Nasuha Lubis, S.H., M.Si. / Hakim PTUN Banda Aceh

BANDA ACEH - Ketua Pengadilan Tata Usaha Negara Banda Aceh, Ardoyo Wardhana, S.H., M.H., memimpin langsung Rapat Monitoring dan Evaluasi Standar Operasional Prosedur (Monev SOP) Triwulan III Tahun 2026 pada Jumat, 16 Oktober 2026, pukul 14.30 WIB di Ruang Media Center PTUN Banda Aceh. Forum ini menelaah kejelasan alur kerja yang menentukan kepastian pelayanan, sejak permohonan diterima hingga hasilnya disampaikan kepada masyarakat.

Rapat membahas kebutuhan SOP baru, penyesuaian prosedur yang telah berjalan, dan penelaahan SOP yang memiliki ruang lingkup beririsan. Pembahasannya menjangkau Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP), administrasi perkara, pengelolaan arsip, keuangan, serta pekerjaan kesekretariatan. Perubahan pedoman kerja dan kondisi gedung kantor yang baru menjadi bagian dari pertimbangan untuk menyesuaikan prosedur dengan kebutuhan pelaksanaan tugas.

Sejumlah persoalan dibahas melalui contoh pekerjaan sehari-hari, mulai dari penyerahan penerimaan kasir kepada bendahara, pelimpahan berkas perkara kepada pengelola arsip, hingga pendampingan pengguna kursi roda menuju ruang sidang. Melalui contoh tersebut, tim menelaah titik serah terima pekerjaan dan pembagian tanggung jawab yang perlu diperjelas dalam SOP.

Menghubungkan Mandat Tim dengan Kebutuhan Pelaksanaan

Pelaksanaan evaluasi bertumpu pada Keputusan Ketua PTUN Banda Aceh Nomor 858/KPTUN.W1-TUN3/SK.OT1.6/VIII/2026 tanggal 3 Agustus 2026 tentang Tim Penyusun dan Revisi Standar Operasional Prosedur Kegiatan Kesekretariatan dan Kepaniteraan. Tim ini menempatkan Ketua PTUN Banda Aceh Ardoyo Wardhana, S.H., M.H., sebagai penanggung jawab dan Wakil Ketua Muhammad Ferry Irawan, S.H., M.H., sebagai ketua tim.

Panitera Muhammad Nur Mahdi, S.H., M.H., dan Sekretaris Andreas Ases, S.H., M.H., menjalankan fungsi sekretaris tim, dengan anggota yang mencakup hakim serta pejabat kepaniteraan dan kesekretariatan. Susunan tersebut memungkinkan pembahasan suatu proses kerja dilihat dari bagian yang menyerahkan pekerjaan sekaligus bagian yang menerimanya. SK juga mengamanatkan pelaksanaan tugas dengan penuh tanggung jawab dan pelaporan hasil kepada pimpinan pengadilan.

Dalam forum, kebutuhan pembenahan dipetakan menurut SOP yang belum tersedia, SOP yang berpotensi tumpang tindih, dan SOP yang perlu direvisi. Pemetaan ini membantu menentukan bentuk tindak lanjut. Proses yang belum memiliki pedoman memerlukan penyusunan baru, sedangkan prosedur yang beririsan perlu dibandingkan tujuan, pelaksana, dan hasil akhirnya sebelum diputuskan penataannya.

Menelaah Irisan Prosedur dan Batas Tanggung Jawab

Alur pelayanan PTSP menjadi salah satu prioritas. Rapat menyoroti keberadaan prosedur pelayanan yang tersebar pada kepaniteraan dan bagian umum. Arah pembahasannya adalah menyiapkan alur yang menggambarkan perjalanan pengguna layanan secara utuh, termasuk membedakan kebutuhan pengunjung persidangan dengan masyarakat yang datang untuk memperoleh layanan administrasi.

Penelaahan juga menyentuh SOP meja informasi dan permohonan informasi, pengaduan, layanan Pos Bantuan Hukum, serta pengelolaan surat kuasa. Kemiripan judul dan tahapan menjadi alasan untuk memeriksa kembali hubungan antardokumen. Pada layanan informasi, misalnya, tim membandingkan alur penerimaan permohonan, pengelolaan oleh petugas dan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), hingga penyampaian informasi kepada pemohon.

Pada pengaduan, perhatian diarahkan pada hubungan penerimaan laporan melalui meja pengaduan dengan penggunaan Sistem Informasi Pengawasan atau SIWAS. Perbedaan cara masuknya laporan perlu terbaca dalam prosedur, sementara hubungan dengan tahapan penanganan berikutnya tetap jelas. Penataan ini masih memerlukan pemeriksaan substansi agar penggabungan atau pemisahan SOP sesuai dengan lingkup pekerjaan yang diatur.

Menyesuaikan Pelayanan dengan Kebutuhan Penyandang Disabilitas

Pembahasan layanan prioritas berkembang hingga kebutuhan penyandang disabilitas dalam persidangan. Tim membedakan pelayanan pada area PTSP dengan pendampingan ketika pengguna layanan berkedudukan sebagai pihak yang harus mengikuti sidang. Perbedaan kebutuhan tersebut menjadi dasar untuk memperjelas ruang lingkup dan penamaan SOP.

Kondisi gedung turut dibahas, terutama jalur yang dapat dilalui pengguna kursi roda, akses menuju ruang sidang, serta peran petugas keamanan atau resepsionis dalam mendampingi pengguna layanan. Rencana pemanfaatan meja layanan untuk penyandang disabilitas juga mengemuka bersama penyesuaian penugasan petugas.

Pembahasan ini menunjukkan hubungan langsung antara prosedur dan fasilitas. SOP pendampingan perlu menjelaskan jalur yang benar-benar dapat digunakan serta petugas yang membantu pada setiap tahap. Dengan begitu, pengguna layanan memperoleh arahan yang sesuai dengan keadaan gedung dan tujuan kedatangannya.

Memperjelas Administrasi Perkara dan Serah Terima Keuangan

Pada administrasi perkara, rapat menginventarisasi kebutuhan prosedur penerimaan permohonan intervensi, tambahan panjar biaya perkara, serta pemberitahuan putusan yang telah berkekuatan hukum tetap. Penyesuaian SOP eksekusi menurut jenisnya turut dibahas dengan merujuk kebutuhan penyelarasan terhadap petunjuk pelaksanaan eksekusi yang disebut dalam forum.

SOP pendaftaran perlawanan juga mendapat perhatian melalui kebutuhan pemantauan setelah penetapan dismissal. Tim mengangkat pengalaman pelaksanaan sebagai bahan untuk memperjelas pekerjaan petugas dalam memantau tahapan berikutnya. Pembaruan pedoman administrasi, termasuk Buku II yang dibahas peserta, diarahkan menjadi bahan penelaahan alur dan pembagian tugas.

Pada keuangan perkara, salah satu titik yang diperjelas adalah penyerahan Penerimaan Negara Bukan Pajak atau PNBP dari kasir kepada bendahara penerimaan. Pembahasan menempatkan pekerjaan kasir dan pekerjaan bendahara sebagai prosedur yang saling berhubungan. Akhir pekerjaan kasir perlu tersambung dengan awal proses penerimaan pada bagian keuangan, sehingga batas tanggung jawab kedua bagian dapat ditelusuri.

Kebutuhan lain yang diusulkan meliputi pengembalian sisa panjar pada tingkat kasasi dan peninjauan kembali, penanganan kelebihan pembayaran, serta koreksi selisih data dalam rekonsiliasi. Beberapa persoalan teknis masih memerlukan pendalaman dan penelusuran praktik satuan kerja lain sebelum dituangkan ke dalam rumusan SOP.

Menertibkan Pelimpahan Berkas dan Pengelolaan Arsip Elektronik

Pengelolaan berkas perkara inaktif menjadi pembahasan penting di Kepaniteraan Muda Hukum. Tim menyoroti perlunya memperjelas batas arsip aktif dan inaktif, bukti berkekuatan hukum tetap, kelengkapan berkas, serta pencatatan lokasi penyimpanan. Penyerahan berkas dari Kepaniteraan Muda Perkara kepada Kepaniteraan Muda Hukum mendapat perhatian tersendiri karena menentukan awal tanggung jawab pengarsipan.

Dalam diskusi, muncul persoalan ketika berkas belum berada pada pengelola arsip, sementara penyelesaian pengarsipannya sudah perlu dipantau. Kebutuhan SOP pelimpahan dibahas untuk memperjelas kapan penyerahan dilakukan dan bagaimana penerimaannya dibuktikan. Dengan pencatatan serah terima, posisi berkas dan bagian yang sedang menanganinya akan lebih mudah diketahui.

Digitalisasi arsip perkara juga diusulkan memiliki SOP tersendiri. Kegiatan pemindaian yang telah dikerjakan memerlukan kejelasan petugas dan dokumen yang dipindai, disertai pengaturan pengelolaan arsip elektronik. Tim turut mengangkat kebutuhan penelaahan penyusutan arsip agar pertambahan berkas ditangani melalui proses penilaian yang sesuai dengan ketentuan kearsipan.

Di bidang data, usulan mencakup validasi dan rekonsiliasi statistik perkara serta kejelasan hasil yang siap dipublikasikan. Pembahasan diarahkan pada ketepatan keluaran statistik dan hubungan pekerjaan antarbagian. Rincian saluran publikasi dan batas informasi yang dapat disampaikan masih memerlukan pendalaman sesuai lingkup tugas masing-masing.

Menautkan Inovasi dengan Prosedur dan Bukti Kerja

Pemanfaatan aplikasi SIPERMATA dan layanan informasi melalui SIPON turut dibahas dalam inventarisasi SOP. Pada SIPON, tim mengangkat kebutuhan memperjelas hubungan pelayanan oleh petugas dengan balasan otomatis. Pola operasionalnya perlu dipastikan agar rumusan SOP menggambarkan cara layanan benar-benar dijalankan, termasuk penanganan pertanyaan di luar jam kerja.

Pada kesekretariatan, tim menelaah penyederhanaan SOP kebersihan dan keamanan yang memiliki tahapan serupa. Usulan penambahan lampiran berupa daftar periksa dibahas agar pekerjaan dapat diperiksa melalui catatan pelaksanaannya. Konsistensi simbol bagan alur dan pembaruan dasar hukum juga menjadi bagian perbaikan teknis dokumen.

Usulan lainnya menjangkau layanan perpustakaan, permintaan alat tulis kantor, pelaporan kerusakan barang, serta pencatatan perpindahan barang inventaris antarruangan. Pengembangan aplikasi internal dibicarakan bersama kebutuhan prosedurnya. Hubungan ini diperlukan agar permintaan yang masuk memiliki penerima dan tindak lanjut yang jelas.

Pada bidang kepegawaian, forum menginventarisasi kebutuhan prosedur mutasi internal, penerimaan mahasiswa magang, dan proses penanganan disiplin. Usulan tersebut memerlukan penyesuaian dengan kewenangan pejabat dan pedoman yang relevan. Dengan demikian, penyusunan SOP tetap bertumpu pada pekerjaan yang menjadi tanggung jawab unit pelaksana.

Menetapkan Target Penyelesaian dan Konsistensi Pelaksanaan

Pada akhir rapat, penyelesaian penyusunan dan penyesuaian SOP ditargetkan pada minggu pertama November 2026. Hasil inventarisasi dan pertukaran gagasan menjadi bahan bagi masing-masing bidang untuk melanjutkan perumusan. Usulan yang masih memerlukan kajian perlu diperdalam sebelum ditetapkan menjadi prosedur kerja.

Arahan penutup menekankan kegunaan SOP sebagai acuan yang mempermudah pelaksanaan tugas dan perlu dijalankan secara konsisten. Target tersebut memberi arah bagi tindak lanjut evaluasi Triwulan III yakni merumuskan alur yang dapat dipakai petugas, memperjelas penyerahan pekerjaan antarbagian, dan menyesuaikan prosedur dengan kebutuhan masyarakat pencari keadilan.